16. December 2022 Roman Jucker

Und wie bitteschön soll bei 75 Teams, 187 Channels und 121 Guest-Accounts ein Admin da noch die Übersicht behalten ?

Mit Teams ist da so eine Sache…
Bei vielen ist es in der Post-Pandemiephase so eine Art Hass-Liebe geworden, wegzudenken ist der Service im Businessumfeld gar nicht mehr, aber mit Sicherheit hat Microsoft mit der Gratisversion und offenen Standardeinstellungen in Azure AD Tenants vielen Firmen einen Bärendienst erwiesen.

Teams als Voice und Video Lösung ist denke ich unbestritten, weil,
Möchte ich als Schweizer Unternehmen für Meetings auf Zoom setzen? Eher nicht, ganz schlechter Ruf.
Schaue ich mir WebEx als Alternative an, wenn ich es nicht schon grossflächig im Einsatz habe? Auch nicht, weil teuer und kompliziert.
Ist Teams klamm und heimlich zum de-facto Standard geworden, weil es halt mi dem Microsoft 365 und Windows so schön intergiert ist? Mit Sicherheit, ja!

Jetzt ist es aber so, dass Teams nicht nur ein Skype++ ist, nein.
Mit Teams kommen Wege zur Datenablage automatisch mit ins Produkt, den SaaS Service von Microsoft und damit sind diese Daten dann schlussendlich in der Cloud.

Machen sich nun darum alle Firmen vor dem Implementieren Gedanken über MFA, Conditional Access, Cloud App Security, MDM mit Intune? Zum Glück mittlerweile fast durchgängig, ja!
Gibt mir Microsoft Mittel, um das Ganze auch organisiert, strukturiert und nachvollziehbar anzugehen? BIG NOPE, NEIN, NADA, zurück auf Start!

"Jeder einzelne unmanaged Teams- und Azure-Tenant hat im Minimum über 100 Gäste, und in den ca. 45 Teams (es sind mehr…) zwei separate Teams für das Donnerstag-Abend Feierabendbier mit anschliessendem Bowlen oder so"

Roman Jucker: Cloud Solution Architect

Ich habe mich also dazu entschieden etwas gegen das Chaos zu unternehmen und ein Tool einzusetzen, das mir als IT Admin die vollständige Kontrolle und Übersicht gibt… JEIN! Im Ansatz eigentlich löblich (Einsatz eines Tools, das wäre dann eben EasyLife365), aber einfach nicht mehr zeitgemäss was die vollständige Kontrolle angeht.

Wir müssen uns als IT Mitarbeiter auch etwas von alten Mustern und Verhaltensweisen lösen wenn wir den Weg in die Cloud begleiten. So wie wir das in der Vergangenheit alles gemanagt haben, war super und damals ja auch richtig. Jetzt gilt es aber für dieses spezifische Thema Governance rund um Teams, aber auch andere Themen rund um die Cloud: “bitte einmal kräftig schütteln, alles vergessen und neu lernen (Erfahrungen und Weisheiten dabei immer mitnehmen)”

Grundsätzliche Gedanken, welche vor dem Implementieren von EasyLife365 klar sein sollten

  1. Wir sollten aufhören, Endanwender zu unterschätzen!
    Die gehen in den nächsten Media Markt, kaufen sich einen MFP Drucker, hängen diesen in ihr WLAN, konfigurieren den Drucker per App und richten auch grad per App das Remote-Drucken ein.
    Also können diese Mitarbeiter mit der entsprechenden Schulung auch ihren Notebook in Autopilot enrollen, Leute oder Gäste in Teams einladen, Daten in Sharepoint oder Teams ablegen etc. Das MUSS NICHT wir früher immer noch die IT machen!
  2. IT Richtlinien lassen sich NIE durch den Einsatz von Tools ersetzen
    Wenn Gesundheitsdaten, oder die Lohnbuchhaltung nicht gezippt auf OneDrive abgelegt werden darf, dann kann das auch mit noch so vielen Mitteln nicht verhindert werden. Hier gilt: Kopf nicht abschalten beim Arbeiten, nur weil ich etwas kann, heisst das nicht, dass ich das darf! Wenn die IT alles 100% SICHER machen würde, was wäre das für ein Arbeiten…
  3. Ein fauler IT Administrator ist ein guter Administrator. Denn der faule Administrator hat einfach ALLES von A bis Z automatisiert. Und er ist nicht faul, war selbstverständlich nur ein Witz – denn durch das Automatisieren der simplen und wiederkehrenden Taks hat er mehr Zeit Neues zu lernen.
    Bietet den Mitarbeitern über Tools ein voll automatisiertes SelfService Erlebniss an.
    Draufklicken, beantragen, approven, fertig!
    Die Aufwände das zu implementieren lohnen sich, ich brauche ja auch 60% der Zeit um alles sauber abzudecken und zu kleben, bevor ich zu Hause meine Wände neu male mit dem grossen Roller
  4. IT muss weg vom Verhinderer, hin zum Business-Enabler
    Schatten-IT ist eine Tatsache. Weil die IT beispielsweise nicht vorwärts gemacht hat mit Teams, oder mir die Ablage von Daten in der Cloud/Sharepoint komplett unterbindet – tja, Hallo Dropbox

Was aber macht jetzt diese Lösung genau?

  1. Es ermöglicht, ausgewählten und berechtigten Mitarbeitern über eine die in Teams installerte EasyLife App innerhalb eines Workflows mit Approval-Prozess Teams zu Erstellen und selber externe Gäste einzuladen
    Der Governance-Verantwortliche, oder manchmal halt trotzdem noch die IT Abteilung kann im Approval Prozess beantragte Teams genehmigen, damit es eben dann nicht zwei Feierabend-Bowling Teams gibt und ich den Termin für den Cup verpasse!
  2. Das Dashboard gibt jederzeit eine 100%ige Übersicht, welche Gäste sich in welchen Teams befinden, und ob das Team gemäss Richtlinie dafür auch vorgesehen war
    Vorbei sind die Zeiten, indem die IT in jedem einzeln erstellten Team manuell noch Konfigurationen vornehmen musste
  3. Essentiell wichtige Einstellungen für die durch Teams im Sharepoint erstellte Ablage werden durch das Tool beim Erstellprozess mit durchgeführt
    Negative Erfahrungen mit dem Syncen von Daten in den Explorer können durch das automatisierte Entfernen eben dieses Sync-Buttons eliminiert werden
  4. Ein neuer Mitarbeiter soll Zugriff auf das Teams bekommen
    Da durch Richtlinien erzwungen immer mind. zwei Mitarbeiter Besitzer eines Teams sind, gilt hier auch der SelfService Gedanke. Lieber Teams-Ersteller und Teams-Besitzer, weshalb soll jetzt wieder die IT Leute auf DEINE Daten einladen?

Genial, ich bin schon fast überzeugt, wo erfahre ich jetzt aber mehr?
Ein paar weiterführende/ergänzenden Videos im Youtube-Channel von EasyLife365 hier
Oder wie immer, rufen sie uns an für eine DEMO, garantiert ohne Langeweile, Popcorn müssen sie selber besorgen

Roman Jucker

Roman Jucker

Cloud Solution Architect
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